Kontrolforanstaltninger på arbejdspladsen: Hvornår er de lovlige?
Som arbejdsgiver kan man få brug for at indføre kontrolforanstaltninger på arbejdspladsen for fx at kontrollere, hvilke e-mails medarbejderne sender fra deres firmamail, eller om interne retningslinjer overholdes. Ledelsesretten giver arbejdsgivere mulighed for at indføre kontrolforanstaltninger i nogle tilfælde. Men hvad skal der til, før man lovligt kan iværksætte en kontrolforanstaltning?
Stempel-ur, GPS- overvågning i firmabiler, kontrol af medarbejderes brug af e-mails, visitation, udgangskontrol, urintest og TV- overvågning. Der findes mange former for kontrolforanstaltninger. Kontrolforanstaltninger er en samlet betegnelse for forskellige måder, hvorpå man som arbejdsgiver kan kontrollere sine medarbejdere. Muligheden for at gennemføre kontrolforanstaltninger overfor medarbejdere er en del af arbejdsgiverens ledelsesret.
Betingelser for kontrolforanstaltninger
Der er flere betingelser, som skal være opfyldt, før kontrolforanstaltninger kan iværksættes. Kontrolforanstaltningerne må for eksempel ikke:
- være krænkende for medarbejderne
- gå videre end nødvendigt
- forvolde medarbejderen tab eller nævneværdig ulempe
Desuden skal kontrolforanstaltningerne altid forfølge et driftsmæssigt formål og være sagligt begrundede.
Med andre ord; det er et krav, at kontrolforanstaltningerne er rimelige, relevante og forholdsmæssige. Dette indebærer først og fremmest, at der skal være en saglig grund til kontrollen, og at kontrollen ikke må være mere omfattende end nødvendigt.
Derudover må kontrollen ikke være vilkårlig. Det betyder, at hvis arbejdsgiveren ønsker at iværksætte en visitationsordning, skal den gælde for alle medarbejdere, ligesom visitation af kvinder som hovedregel skal udføres af kvinder.
Kontrolforanstaltninger skal varsles overfor medarbejderne inden de iværksættes. Dog kan medarbejderne underrettes senere, men kun hvis formålet med kontrolforanstaltningerne ville gå tabt, hvis ikke de blev iværksat straks. I dette tilfælde skal underretningen gives hurtigst muligt.
Særlige krav for medarbejdere, som er omfattet af kollektiv overenskomst
Hvis man som arbejdsgiver er medlem af en arbejdsgiverforening under DA eller har tiltrådt en overenskomst, skal ”Aftale om kontrolforanstaltninger”, som er indgået mellem DA og LO (nu FHO), også overholdes, hvis man ønsker at iværksætte kontrolforanstaltninger.
Aftalen på DA/LO-området betyder, at kontrolforanstaltninger skal varsles overfor medarbejderne, senest 6 uger inden de iværksættes. Arbejdsgiveren kan underrette medarbejderne efterfølgende, men kun hvis formålet med kontrolforanstaltningerne vil gå tabt, hvis ikke de iværksættes straks. I dette tilfælde skal underretningen gives hurtigst muligt efterfølgende.
Særligt ift. private e-mails, breve og lignende
Man må som arbejdsgiver aldrig læse medarbejderens rent private e-mails.
Rent private e-mails, breve og lignende er altid beskyttet af brevhemmeligheden. Opdager man som arbejdsgiver, at en e-mail er privat (hvis der fx står ”privat” i emnefeltet, eller indholdet af mailen viser, at det er en privat mail), må der ikke læses videre. Det gælder også, selvom medarbejderen er blevet oplyst om, at der vil ske screeninger af alle e-mails.
Vær opmærksom på databeskyttelsesreglerne
Kontrolforanstaltninger overfor medarbejdere vil ofte udgøre en behandling af personoplysninger om medarbejderne. Som følge heraf skal foranstaltningerne gennemføres i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Hos DAHL hjælper vi med alle dine spørgsmål om kontrolforanstaltninger eller andre arbejds- og ansættelsesretlige spørgsmål. Tag kontakt til en af vores eksperter på området, hvis du har behov for rådgivning om en konkret sag.